10 dicas essenciais para gestão de consultório odontológico

16/05/2022

Um dos principais objetivos de quem se forma em odontologia é abrir a sua própria clínica. No entanto, os cursos preparam os dentistas para o atendimento ao paciente, e dificilmente esses profissionais recebem instruções acerca da gestão de consultório odontológico.

Assim, temos excelentes profissionais da área de odontologia, mas com grandes dúvidas sobre como gerenciar seu consultório e manter a competitividade no mercado. Por isso, é preciso buscar informações e capacitação para vencer os desafios que vão surgir.

Para ajudar nesta tarefa, preparamos este material com 10 dicas fundamentais para você fazer a gestão do seu consultório odontológico sem erros nem dificuldades. Acompanhe!

Dicas para gerenciar seu consultório

Como a clínica odontológica também é uma empresa, as estratégias de gestão que devem ser adotadas não são muito diferentes daquelas aplicadas em negócios de outros setores. Veja a seguir.

1. Estabeleça processos otimizados e simplificados

A complexidade das rotinas e processos não indica que a gestão do consultório odontológico tenha uma alta qualidade. Na verdade, é o contrário. 

Quando criamos etapas em excesso, dificultamos o trabalho da equipe, aumentamos a probabilidade de erros e dificultamos a gestão. Portanto, analise a rotina do seu consultório e estabeleça processos mais simples e otimizados, eliminando burocracia e etapas desnecessárias.

2. Adote a tecnologia para organizar a agenda e gerenciar o tempo

Os atrasos são um problema muito comum nas clínicas e consultórios odontológicos, geram insatisfação no paciente e demonstram falta de profissionalismo. Portanto, é preciso organizar a agenda e saber gerenciar muito bem o tempo para evitar as demoras e garantir mais produtividade.

A tecnologia é a sua grande aliada aqui. Adote um sistema para manter a organização da agenda, com datas e horários bem claros, e que também faça o cálculo automático do tempo necessário para cada paciente de acordo com o tratamento que será feito. Assim é possível organizar os horários das outras das próximas consultas com mais precisão.

3. Invista em qualidade do atendimento

A maioria das pessoas se sente desconfortável por ter que ir ao dentista, então, é muito importante trabalhar o acolhimento para minimizar a ansiedade, o estresse e promover a humanização.

Treine sua equipe para bem atender e recepcionar o paciente desde o primeiro contato. Faça com que essas pessoas se sintam confortáveis, demonstrando atenção e interesse em solucionar seus problemas. Coloque o ser humano no centro da atenção, lembrando que pacientes não são números.

4. Elabore estratégias de marketing digital

Empresas de todos os setores estão migrando para o mundo digital devido às novas tendências de comportamento do consumidor. As pessoas estão na internet, e o seu consultório precisa estar lá também.

Elabore estratégias de marketing digital para se aproximar ainda mais do seu público e fortalecer o seu nome e marca no mercado. A presença digital faz com que o seu consultório seja parte do dia a dia dos pacientes, estreita as relações com eles e traz credibilidade.

5. Utilize um software de relacionamento e gestão

Evite utilizar métodos tradicionais para fazer a gestão de consultório odontológico. Aproveite as ferramentas tecnológicas para reduzir ao máximo os processos e tarefas manuais. Lembrando que o software de gestão também ajuda a manter um bom relacionamento com o público.

Ele centraliza as informações das pessoas no mesmo sistema, facilitando a identificação de cada paciente, do seu histórico e a contribui para a segmentação dessas pessoas. Com esses dados e informações é possível gerar relatórios que vão favorecer suas ações futuras de marketing digital e de marketing de relacionamento.

6. Realize um bom controle financeiro

Um erro muito comum na gestão de consultório odontológico e também de empresas menores é a falta de controle das finanças. Geralmente, as pessoais e as do negócio ficam misturadas, o que dificulta muito ter uma visão real da situação da empresa.

Procure separar as suas finanças e as do consultório para evitar erros nos cálculos. Utilize programas para o controle no dia a dia e conte com o suporte de escritório de contabilidade para cuidar das questões mais complexas, descentralizando as tarefas para não sobrecarregar o gestor.

7. Faça pesquisas e utilize dados para tomar melhores decisões

Um dos objetivos de realizar uma boa gestão de consultório odontológico é melhorar o atendimento ao paciente. Por isso, você precisa saber qual é a impressão que essas pessoas têm dos serviços prestados.

Faça pesquisas de satisfação para colher dados e informações que vão apontar onde estão os aspectos fortes e fracos do seu consultório. Com base nessas opiniões, fica mais fácil tomar decisões para direcionar esforços e investimentos aos aspectos que precisam ser melhorados, a fim de garantir uma boa experiência para o público.

8. Mantenha um bom controle de estoque

Não se esqueça de que o estoque do seu consultório odontológico também é um investimento, logo, ele precisa ser bem gerenciado. Os erros e a desorganização podem fazer com que produtos e materiais sejam perdidos devido a danos ou prazo de validade. E ainda, podem fazer com que você adquira produtos que não está precisando e tenha falta de outros.

Também existem sistemas que ajudam a fazer esse controle de estoque de uma forma precisa e eficaz. Lembrando que é importante calcular os itens mais utilizados no dia a dia para que as novas aquisições sejam feitas com proporcionalidade.

9. Faça o treinamento da equipe

O dentista não trabalha sozinho. Ele está cercado por uma equipe de profissionais, e essas pessoas precisam realizar suas funções mantendo o padrão de atendimento estabelecido. 

Portanto, uma boa gestão de consultório odontológico também envolve o treinamento da equipe para que ela esteja pronta para enfrentar diferentes situações no dia a dia. Também para que não seja necessário que todo e qualquer problema seja encaminhado para a gerência, garantindo mais autonomia para esses profissionais tomarem decisões.

10. Aprimore suas próprias habilidades de gestão

As habilidades de gestão envolvem tanto conhecimento técnico a respeito de métodos, estratégias e ferramentas quanto o desenvolvimento de soft skills, como liderança, inteligência emocional, organização e boa comunicação. Elas complementam suas competências para interagir com pacientes, equipe, fornecedores e parceiros.

A conversão do consultório facilita a gestão?

Converter o consultório em uma franquia odontológica é uma boa alternativa para facilitar a gestão. Isso porque as franqueadoras oferecem suporte para a melhor tomada de decisões diante de problemas e desafios que surgem no dia a dia.

Além disso, a franquia é um modelo de negócio pronto que já tem os seus próprios padrões estabelecidos. Basta seguir essa padronização para ter sucesso, uma vez que ela envolve métodos, ações e estratégias pensados por especialistas e que comprovadamente funcionam.

As franqueadoras também costumam fazer treinamentos constantes, disponibilizam materiais para consulta, pesquisa e compartilha o seu know-how. Tudo isso facilita ainda mais vencer os desafios do mercado.

Fazer a gestão de consultório odontológico requer pensar em diversos detalhes, e isso exige capacitação e conhecimento atualizado. Migrar para o modelo de franquia é uma boa alternativa para receber suporte nessa trajetória, evitar erros e elevar a qualidade dos serviços. Assim, você terá a satisfação do público e o sucesso da clínica. Gostou das dicas? Então siga a OrthoDontic nas redes sociais e tenha acesso a mais conteúdos interessantes como esse. Estamos no Facebook, Instagram e YouTube.

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