Diante do cenário atual é comum que surjam dúvidas quanto aos processos da Rede e as ações e medidas tomadas pela Franqueadora para enfrentamento deste desafio.

Pensando nisso, criamos este espaço com perguntas e respostas para facilitar o acesso à informação e o alinhamento de toda a Rede.

Continuamos à disposição.

#juntossomosmaisfortes #cuide-se #somostodosOrthoDontic

COMPRAS

1. Como está o atendimento dos pedidos de Dental?

A Cremer realizou alguns ajustes nas operações temporariamente:

- O horário de atendimento é de segunda a sexta, das 9h às 18h.
- Caso algum franqueado precise falar sobre pedidos realizados anteriormente e novas negociações basta ligar para 0800 727 8150;
- Foi incluída no sistema OrthoDontic mais uma forma de pagamento, 12x no cartão de crédito com parcela mínima de R$ 100,00.

2. Como está o atendimento dos pedidos da Gráfica Dallas?

A Gráfica Dallas voltará com o atendimento interno no dia 30/03/2020.

- Dúvidas sobre pedidos e novas negociações bastas ligar nos telefones (43) 3321 7680 e/ou (43) 9 9156 1533, falar com Laércio.
- E-mails: comprasgraficadallas@hotmail.com; graficadallas.contato@hotmail.com

COMUNICAÇÃO e MARKETING

3.Posso divulgar os conteúdos das Redes Sociais da OrthoDontic para meus Clientes pelo WhatsApp?

Sim, o material é disponibilizado para os Franqueados todos os dias pelo grupo do WhatsApp “OrthoDontic Oficial”.

4. Posso realizar solicitações de peças/arte para a Franqueadora?

Sim, o processo para solicitação de peças segue normalmente pelo Software OrthoDontic.

5. Qual a estratégia da OrthoDontic para as campanhas do Facebook?

Para conscientização de todos e a adaptação neste momento, minimizando gastos e mantendo a marca OrthoDontic presente, o setor de Comunicação tomou as seguintes precauções nas Campanhas do Facebook:

- Pausamos as campanhas de prospecção (geração de leads), devido a suspensão do atendimento

- Fixamos posts informativos em todas as páginas locais das Unidades direcionando nossos Clientes e audiência para o link de WhatsApp de cada Clínica. Esta é uma forma de deixarmos um canal aberto para dúvidas, orientação e comunicação com os Clientes.

- Alteramos as capas do Facebook com o informativo de suspensão do atendimento, para melhor informação e visualização dos usuários, já que a plataforma não nos permite incluir horário de atendimento especial.

6. Como fica o investimento extra feito na campanha de leads do Facebook em março?

As campanhas foram pausadas no dia 18/03. O saldo do investimento feito em março será utilizado nas campanhas de prospecção quando voltarmos a atender.

7. Posso solicitar impulsionamento de ação local e investimento extra no Facebook?

Devido aos diferentes prazos de quarentena, as solicitações de investimento extra e impulsionamentos locais serão analisados individualmente. O processo de solicitação segue inalterado; os pedidos devem ser feitos para a Consultoria de Campo.

8. As postagens diárias da OrthoDontic nas Redes Sociais serão mantidas?

Iremos manter o cronograma de publicações nas Páginas Oficiais da OrthoDontic, porém com inclusão de conteúdo relevante, informativo e educativo sobre o momento atual. O intuito é manter a fixação de marca e demonstrarmos empatia e responsabilidade com nossos Clientes e a População.

9. Como ficam as campanhas do Google?

As campanhas do Google foram otimizadas, visando a manutenção do orçamento. Conteúdo relevante, informativo e educativo será incluído nas campanhas, visando o posicionamento da OrthoDontic como empresa responsável e preocupada com a saúde e bem-estar de todos.

10. E o investimento extra para o Google?

Devido aos diferentes prazos de quarentena, as solicitações de investimento extra e impulsionamento locais serão analisados individualmente. O processo de solicitação segue inalterado; os pedidos devem ser feitos para a Consultoria de Campo.

11. O que foi feito no Google Meu Negócio?

Adicionamos todos os telefones de plantão informados pelos Franqueados nas páginas do Google Meu Negócio. Também realizamos alteração do horário de funcionamento, usando a função “Horário de Funcionamento Especial”.

12. Como está funcionando o atendimento dos Clientes nos canais oficiais digitais da Rede?

Os Clientes estão sendo atendidos normalmente pelos canais de atendimento oficiais digitais da Rede: Site, Whatsapp, Messenger.

Com relação a reagendamento, pagamentos, negociações e atendimento de emergência, os Clientes estão sendo orientados a entrar em contato com a Clínica pelo telefone de plantão disponibilizado.

Os contatos dos usuários com interesse em agendar uma avaliação estão entrando no Sistema normalmente, no Fichas, para que o agendamento seja feito pela Unidade conforme a agenda da Clínica.

13. A Franqueadora está informando os telefones de contato das Unidades?

Sim. O telefone e/ou WhatsApp das Unidades sempre são disponibilizados quando solicitados pelo Cliente.

FINANCEIRO

1. Quais cobranças estão suspensas durante a situação atual do Covid-19?

Conforme comunicado “Esclarecimento Taxas da Franqueadora”, durante este momento de turbulência em decorrência do Covid-19, as cobranças referentes FUNDO DE PROPAGANDA e TREINAMENTO EAD (vincendas a partir de abril/2020) encontram-se suspensas, por ora, até que o cenário normalize e negociaremos os valores devidos durante o período.

2. Como ficam os valores descontados nos boletos dos pacientes referente antecipação do fundo de propaganda para as Unidades que operam com esta modalidade?

Com o intuito de estender o benefício da suspensão de pagamento do FUNDOC à todas as Unidades, os valores descontados nos boletos pagos pelos pacientes à título de fundo de propaganda, serão devolvidos integralmente para as respectivas Unidades, via transferência bancária até o dia 10/04/2020, correspondente aos valores creditados na conta do fundo de propagando em Março/2020, inicialmente.

3. Quais cobranças serão compensadas com a reserva do Fundo de Propaganda?

De acordo com o comunicado “Esclarecimento Taxas da Franqueadora”, durante este período de turbulência em decorrência do Covid-19, as cobranças referentes SMS e GOOGLE (vincendas a partir de abril/2020) serão suportadas pela reserva do FUNDOC, por ora, até que o cenário normalize, sendo assim, não será gerado cobrança direta para a Unidade.

4. Quais cobranças continuam sendo realizadas normalmente pela Franqueadora?

As cobranças referentes ROYALTIES, SOFTWARE, e TELEFONIA não sofreram modificações e continuarão sendo cobradas normalmente, seguindo as determinações e justificativa já expostas no comunicado “Esclarecimento Taxas da Franqueadora”, portanto devem ser honradas regularmente.

Obs: Ressaltamos que, na cobrança de Telefonia, não serão consideradas as ligações referentes às remarcações automáticas realizadas pela Franqueadora, apenas o consumo e custo da própria Unidade.

IMPLANTAÇÃO

1. Como ficam as Unidades que estão em processo de troca de comunicação visual?

Cada Franqueado deverá entrar em contato com o Setor de Implantação e tratar de forma particular a situação da Unidade.

Algumas atividades do processo de troca da comunicação visual poderão ser mantidas, inclusive as conferências de medidas e análise do orçamento poderão ser realizadas nesse momento. Outras atividades poderão ser suspensas até que a rotina se normalize. Portanto, o Setor de Implantação está à disposição para atender e esclarecer todas as dúvidas.

2. Como trataremos a questão das Unidades que estão com Inaugurações programadas?

As inaugurações das Unidades estão suspensas no momento. Qualquer dúvida sobre a Inauguração da sua Unidade deverá ser tratada com o Setor de Implantação.

3. Como ficam as Unidades que estão em processo de implantação?

O Setor de Implantação está em contato com os Franqueados que estão no processo de implantação. Estamos verificando individualmente com cada Franqueado as atividades que poderão ser continuadas assim como as atividades que ficarão suspensas no período.

Caso seja necessária a renegociação com fornecedores homologados o Franqueado deverá entrar em contato com o Setor de Implantação e enviar a solicitação por e-mail.

RECURSOS HUMANOS

1. Como posso legalmente dispensar meu colaborador de suas atividades devido a paralização do atendimento e atividades comerciais?

No domingo dia 22/03, o Governo Federal publicou a Medida Provisória 927/2020 flexibilizando a legislação em caráter emergencial para o combate ao COVID-19 que podem contribuir com a tomada de decisão no que se refere ao quadro de funcionários. São elas:

-Teletrabalho / Home Office: Pode ser concedido com comunicação de 48 horas de antecedência ao funcionário, sendo aconselhável a formalização com assinatura do acordo individual de trabalho que pode ser realizada em até 30 dias após o início da modalidade. É indicado para os funcionários que possuem atividades administrativas e com rotina pré-definida. Para esta modalidade se atentar as orientações da MP 927/2020. Nesta modalidade você poderá utilizar o tempo disponível do colaborador em Home Office para realizar reuniões de alinhamento e motivação da equipe, solicitar a realização de treinamentos da grade da Orthodontic ou outras opções on-line, lembre-se você irá precisar muito de uma equipe forte quando retornar as atividades.

- Férias individuais ou coletivas: Precisam ser comunicadas com 48 horas de antecedência e não podem ser inferior a 5 dias. O valor referente ao adiantamento salarial pode ser pago até o 5º dia útil ao mês subsequente e o adicional de um terço de férias pode ser pago até a data que é pago o 13º Salário. Nesta opção verificar se o funcionário possui férias vencidas. Pode ser uma boa alternativa caso seja possível pois você não terá que dispor do funcionário em férias no momento em que a rotina retomar o curso normal e você precisar dele mais do que qualquer momento.

- Banco de Horas: Poderá ser firmado através de acordo individual com o colaborador ou coletivo junto ao sindicato. A compensação das horas de crédito/débito desse regime de compensação poderá ser realizada no prazo de até 18 (dezoito) meses, contados da data de encerramento do estado de calamidade pública. É uma opção para quem não possui período vencido para concessão das férias ou não exerce atividade compatível com as atividades de Home Office. O funcionário que estiver nesta modalidade poderá contribuir muito quando a rotina de trabalho for retomada com suas horas a cumprir.

Avalie a melhor opção para sua Unidade e seus Colaboradores analisando a rotina e disponibilidade financeira.

2. Concedi férias para os meus funcionários e vamos retornar as atividades antes do previsto, posso cancelar as férias deles e solicitar que eles retornem ao trabalho?

Não há previsão legal para a hipótese de o empregador interromper as férias dos empregados. Mesmo dadas as circunstâncias, o risco da empresa seria a declaração de nulidade das férias usufruídas pelos empregados em violação à lei e a condenação da empresa em possível discussão trabalhista.

3. Dispensei minha equipe sem estabelecer condição de trabalho Home Office ou Férias e decidi aplicar uma das opções posteriormente, como proceder após a dispensa da equipe?

Deve-se comunicar o funcionário com quarenta e oito horas de antecedência ao início da modalidade Home Office ou Férias, por escrito ou por meio eletrônico (preferencialmente e-mail quando necessário).

Para os casos de Home Office se atentar as condições de trabalho e fornecer equipamentos caso necessário.

Em caso de concessão de férias solicite ao escritório de contabilidade a programação.

Orientamos que a melhor forma de documentar as movimentações é através do Aditivo do Contrato de Trabalho e Aviso de Férias assinados pelo funcionário, porem caso não seja possível realizar a solicitação de assinatura formalizar a comunicação de férias e solicitar a ciência do funcionário e a assinatura do Aditivo do Contrato de Trabalho para o Home Office após o seu retorno da licença, considerando o prazo de 30 dias, a partir do início das atividades.

TI - Tecnologia da Informação

1. Como está sendo feito o Suporte do Setor de TI?

O suporte da TI está sendo feito pelos Tickets através do Sistema e pelo Whats do suporte (43) 98834-1044.

2. Onde posso tirar dúvidas sobre o sistema/SMS/Telefonia/Boletos?

Envie e-mail para ti@orthodonticbrasil.com.br

3. Em caso de prorrogação de suspensão de atendimento ou antecipação da volta do atendimento, como funcionarão as remarcações?

Nos dois casos, o sistema NÃO vai agendar automaticamente novas consultas para evitarmos problemas.

O sistema enviará SMS e realizará ligação avisando os pacientes do cancelamento de sua consulta e pedirá para ele entrar em contato com a Unidade para remarcar.

As Unidades deverão remarcar manualmente esses pacientes.

4. Como funcionarão as multas por falta neste período?

A geração de multas por falta será desabilitada para evitar transtornos durante este período.

5. O sistema está funcionando normalmente?

Sim, com exceção das Cobranças por SMS e Telefônicas que estão suspensas temporariamente. Lembretes de Consulta e Vencimentos estão ativas.

6. Ao agendar um paciente ele receberá um SMS?

Sim, ao agendar um paciente ele receberá o SMS com o aviso da data/hora normalmente.

7. Pesquisa NPS

Os pacientes que tiverem o status alterado para Atendido, receberão o SMS com a pesquisa NPS.

TREINAMENTO & DESENVOLVIMENTO

1. Fiz minha inscrição para o próximo Treinamento presencial na Franqueadora. E agora?

Com as medidas preventivas orientadas pelos órgãos de saúde, os Treinamento Presenciais foram temporariamente suspensos.

Assim que as atividades forem retomadas, faremos uma revisão do cronograma de Treinamento 2020 e disponibilizaremos para que todos se reorganizem.

2. Como devo organizar o Treinamento da Equipe e dos Gestores neste período?

O Setor de Treinamento da OrthoDontic disponibilizou para todos os franqueados, colaboradores e dentistas, das Unidades que já estão em operação, o acesso à Plataforma de Treinamento e recomenda que aproveitem este período para refazerem a sua Trilha de aprendizagem, para que ao retornarmos às atividades, a qualidade dos atendimentos prestados por todos seja de ainda mais Excelência!

3. Como é possível acessar a Plataforma de Treinamento?

Os franqueados e os colaboradores (em seu horário de trabalho), devem acessar os treinamentos, através do link https://software2.orthodonticbrasil.com/ , os Dentistas devem usar o link https://appdentista.orthodonticbrasil.com/www/#/app/login e digitar o logins e senhas de sempre.

Ao acessar o software basta clicar em Biblioteca para serem direcionados para a Plataforma e em seguida clicar em “CURSOS”. Com isso, cada um terá acesso a sua própria trilha de aprendizagem.